Ce comportement avec vos emails réduit-il drastiquement votre efficacité ?
Par Grégory Grand | 7 commentairesIl y a encore six mois, je n’avais aucune gestion efficace de mes mails : j’étais complètement addict à mes boites de réception et je les regardais constamment. .
Même si j’avais pris l’habitude de désactiver le signal sonore d’arrivée d’un mail, ça ne suffisait pas à m’empêcher de jeter un oeil. J’ai donc décidé de systématiquement fermer mes messageries (j’ai cinq adresses mail) après les avoir consultées. C’était encore pire.
Si j’essayais d’écrire des articles ou de travailler sur mon deuxième livre, je m’interrompais toutes les dix minutes pour les ouvrir à nouveau et répondre aux sollicitations. Je gaspillais encore plus de temps !
Aujourd’hui, je consulte mes emails deux fois par jour, à 13 H et à 17H. Et lorsque je les referme, je sais que je ne les ouvrirai à nouveau qu’aux heures fixées. Car tout peut attendre.
Êtes-vous productif avec vos emails ?
Vous ne pouvez pas imaginer le gain en efficacité.
Mais surtout, surtout, le bien-être que cela procure : votre esprit reste libre pour avancer sur ce que vous avez à faire. Vous n’êtes pas constamment interrompu par :
- les mails de prospects et de clients vous posant des questions,
- les propositions de partenariat en tout genre,
- le rappel d’une chose à finaliser,
- les newsletter de vos blogs préférés,
- vos propres pulsions d’aller prendre des nouvelles ou répondre à un ami ou à la famille
Ouvrir ses mails dès le matin, c’est commencer une journée avec l’esprit en désordre.
C’est jongler d’un dossier à un autre et sans avancer nulle part. Un peu comme si vous lisiez quatre livres à la fois, en ne lisant qu’une page du premier livre, puis une page du deuxième, puis une page du troisième…
Pas génial pour la concentration et la focalisation vous ne trouvez pas ?
Aujourd’hui, essayez d’attendre midi pour ouvrir votre (ou vos) boite(s) de réception.
Et délectez-vous de ce temps de cerveau disponible pour des projets qui sont vraiment importants pour votre carrière ou votre business.
Avez-vous déjà essayé ? Qui a d’autres stratégies de gestion encore plus efficace avec ses emails ?
Salut Grégory
J’avais vu cette astuce dans « la semaine de 4h » de tim ferris, livre que je recommande aux personnes à l’emploi du temps chargé, ou à l’aspirant entrepreneur
Pour une gestion plus efficace des mails, une chose que tout le monde ne connait pas forcément (ou prend la peine de faire) est d’établir des règles : selon le mail de l’expéditeur ou le contenu du titre du mail, on peut classer les mails directement dans des dossiers
Allez, ça prend 2 minutes pour faire une règle et on retrouve tous les mails d’une même thématique dans le même dossier.
Le gain de temps se situe à deux niveaux:
– on n’a pas à classer les mails
– on est « obligé » de traiter d’un coup une thématique/dossier
Salut Julien
Merci pour ton commentaire.
Oui, Tim Ferriss a rendu célèbre les systèmes d’efficacité pour gérer le mode numérique ! La semaine des 4H est effectivement un incontournable !
On retrouve aussi ce genre d’astuce dans l’Art d’aller à l’essentiel de Babauta.
Merci de cet apport sur l’idée de procéder par dossier, je n’en ai pas parlé alors que je pratique pourtant. C’est vrai que c’est beaucoup plus simple et rapide. Même si cela peut faire beaucoup de dossiers, on a toujours une messagerie mieux structurée.
Il est bon aussi de toujours laisser sa messagerie vide, tous les mails devant être immédiatement soit archivés soit supprimés.
Belle journée à toi
Greg
Bonjour Greg,
Merci pour cet article qui nous montre bien comment se libérer de cette communication omniprésente.
J’aimerais partager mon expériene, à savoir comment je gère mes mails de deux façons différentes (persos ou professionnels), qui me semblent assez efficaces. Pour faire simple, disons que je n’ai que deux adesses mail : une perso et une professionnelle.
Je reçois mes mails perso sur mon smartphone et les consulte au fil de la journée. Je détruis immédiatement ceux qui ne nécessitent pas de réponse. Pour les autres, j’attends d’allumer mon ordinateur à la maison, deux ou trois fois par semaine, pour y répondre. Rien ne vaut en effet un vrai clavier ! Et étant donné que j’ai fait un pré-tri sur mon smartphone, il est rapide pour moi de répondre alors aux quelques mails que je retrouve sur mon pc.
Côté professionnel, je travaille dans une grande entreprise et le leit-motiv que j’entends au coin café c’est « je n’arrive pas à lire tous mes mails » ! Eh cela m’amuse beaucoup depuis maintenant 2 ans environ. En effet, avant 2011, j’étais la première à râler contre tous ces mails. Ma boîte de réception se remplissait bien trop vite pour que j’aie la possibilité même de lire tous mes mails. Cela me stressait. Or, en 2011 j’ai été responsable d’un gros, très gros projet. Il fallait absolument que je sois au courant de tout, donc que je lise tous mes mails et j’avais beaucoup de tâches d’analyse et de réflexion à mener en même temps ainsi que 6 heures au moins de téléconférences par jour. J’ai alors décidé de couper ma journée en tranches :
1) les téléconférences que je ‘leadais’ pendant lesquelles j’étais à 100% impliquée de façon à en réduire la durée et augmenter l’efficacité,
2) celles auxquelles je n’étais que participante, pendant lesquelles je pouvais éventuellement traiter mes mails en parrallèle,
3) des périodes, aussi longues que nécessaire pendant lesquelles je travaillais sur une analyse, une réflexion, sans regarder un seul mail,
4) des périodes pendant lesquelles je gérais mes mails et uniquement cela, mettant de côté toutes les questions qui nécessitaient analyse, investigation, … puisque je les traiterais à ma prochaine période dévolue à cela.
Eh bien depuis, j’arrive à régulièrement (au moins une fois par semaine) à n’avoir plus q’une vingtaine de messages dans ma boîte de réception. Cela fait plus de deux ans et ça marche. Fini de jongler entre les différentes tâches et efficacité accrue car focalisée.Voilà pourquoi je suis sereine quand je bois un café avec mes collègues ! Et cela prouve que peu de mails sont si urgents qu’ils méritent qu’on s’interrompe por y répondre. Bien sûr nous avons une messagerie instantanée qui permet d’être contactée en cas de très grande urgence d’un message.
Voilà, j’espère que cela intéressera quelques lecteurs de ce blog. Et si vous êtes perplexes, essayez, je vous assure que ça marche, même en recevant 200 mails par jour !
Bonjour Florence,
Un grand merci pour ce long commentaire, fort instructif !
Tu donnes d’excellentes astuces : le coup du pré-tri avec le smartphone est intéressant. Par contre, est-ce que cela ne te déconcentre pas trop ? Car j’imagine que les mails arrivent constamment sur le téléphone. C’est pour cela que de mon côté, j’ai désactivé les mails sur l’Iphone, comme ça je ne me pose pas de questions.
Mais peut-être consultes-tu aussi ton téléphone à heures fixes, ce qui te permet de faire ce pré-tri en toute sérénité !
Pour ton projet Pro, j’imagine combien cette organisation a du t’aider ! J’aime bien l’idée de découper ses journées en plusieurs phases : cela permet de se mettre à fond dans ce que l’on fait, et l’on sait que à la phase suivante, on fera aussi des choses qu’on a besoin de faire, mais une chose après l’autre.
Je suis d’accord avec toi, faire comme tu fais montre parfaitement que l’urgence est souvent toute relative et que très peu de messages sont d’une impérieuse nécessité !
Je suis sûr que ça guidera beaucoup de lecteurs, merci encore pour ce partage 😉
Greg,
Je ne regarde pas mon telephone a heures fixes, mais seulement quand je fais des pauses. Et bien sur, j’ai desactive la notification de ‘nouveau message’, sinon, la tentation est grande !
Florence
PS: Desolee pour le manque d’accents, mais je tape sur un clavier americain !
Coucou Florence,
Je me doute que niveau mails et messages téléphoniques, tu dois être servie de par ton travail.
C’est amusant que tu commentes aujourd’hui, je pensais justement à toi ce matin, en me demandant comment tu allais !
Ton inconscient m’a entendu apparemment 😀
A très bientôt !
Greg
Merci Grégory,
C’est vrai, je l’ai déjà lu ce conseil : lire les mails à heures fixes et seulement à heures fixes.
Je n’y arrive pas encore. J’ai toujours la tentation, aussitôt que je me connecte, d’au moins regarder ce que j’ai reçu. Et là par exemple, je traite mes mails d’il y a trois mois.
Mais ça n’en finit plus ! S’il me fallait ne serait-ce que traiter mes mails d’une journée, il me faudrait plusieurs heures pour les lire et les traiter. Et je ne peux pas me le permettre, car j’ai des formations en cours à appliquer, beaucoup de choses à apprendre, j’aimerais mettre en place mon premier produit, etc.
En tout cas, je vais essayer de rattraper mon retard et ensuite de lire mes mails à heures fixes seulement.
Merci pour cet article
Marjorie